RUPS Tahunan PT: Kewajiban, Tata Cara, dan Isi Notulen

UU No. 40 Tahun 2007 Pasal 78 mewajibkan RUPS tahunan paling lambat 6 bulan setelah tahun buku berakhir, dengan seluruh dokumen laporan tahunan diajukan dalam rapat. RUPS lain di luar itu, dalam praktik disebut RUPS luar biasa, dapat diadakan kapan saja sesuai kebutuhan.

1. Persetujuan laporan tahunan yang disusun Direksi dan ditelaah Dewan Komisaris, berisi laporan keuangan, laporan kegiatan, tanggung jawab sosial dan lingkungan, masalah selama tahun buku, laporan pengawasan Komisaris, serta gaji dan tunjangan pengurus.
2. Pengesahan laporan keuangan.
3. Penggunaan laba bersih, termasuk penyisihan cadangan dan pembagian dividen.
4. Agenda lain bila ada, misalnya pengangkatan atau perpanjangan masa jabatan pengurus.

Laporan keuangan wajib diaudit akuntan publik bila PT memiliki aset atau peredaran usaha paling sedikit Rp50 miliar, menghimpun dana masyarakat, menerbitkan surat utang kepada masyarakat, berstatus Tbk atau persero, atau diwajibkan peraturan lain. Tanpa audit, laporan keuangan PT tersebut tidak dapat disahkan RUPS.

1. 1

   Direksi menyiapkan laporan tahunan

   Laporan ditelaah Dewan Komisaris lalu ditandatangani seluruh anggota Direksi dan Komisaris.

2. 2

   Pemanggilan pemegang saham

   Direksi memanggil paling lambat 14 hari sebelum rapat melalui surat tercatat dan/atau iklan surat kabar, dengan menyebut tanggal, waktu, tempat, dan agenda.

3. 3

   Pastikan kuorum

   RUPS sah bila dihadiri lebih dari 1/2 jumlah saham bersuara, kecuali anggaran dasar menentukan lebih besar. Bila tidak tercapai, RUPS kedua dapat diadakan dengan kuorum paling sedikit 1/3.

4. 4

   Ambil keputusan

   Keputusan diambil secara musyawarah; bila tidak tercapai, dengan suara setuju lebih dari 1/2 suara yang dikeluarkan.

5. 5

   Buat risalah rapat

   Risalah ditandatangani ketua rapat dan minimal satu pemegang saham, kecuali dibuat dengan akta notaris.

Anggaran dasar dapat menetapkan kuorum dan suara yang lebih besar.

Boleh. RUPS dapat diadakan melalui telekonferensi atau video konferensi selama semua peserta dapat saling melihat dan mendengar serta berpartisipasi (UU PT Pasal 77). Risalahnya disetujui dan ditandatangani semua peserta, secara fisik maupun elektronik.

Pemegang saham juga dapat mengambil keputusan di luar rapat (sirkuler) asalkan seluruh pemegang saham bersuara menyetujui secara tertulis usulan yang diajukan. Keputusan sirkuler memiliki kekuatan yang sama dengan keputusan RUPS (Pasal 91).

RUPS tahunan yang hanya menyetujui laporan tahunan dan mengesahkan laporan keuangan tidak wajib dibuat dengan akta notaris. Namun bila RUPS juga mengubah anggaran dasar, keputusannya wajib dituangkan dalam akta notaris paling lambat 30 hari sejak keputusan. Perubahan susunan Direksi atau Komisaris wajib diberitahukan kepada Menteri Hukum dalam 30 hari.